ARCHIVISTICA

ARCHIVISTICA

El archivos es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).
Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.
Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.
PDG-programa de gestión documental
Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.
Proceso de producción de documentos:

1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.

2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.
Proceso de recepción:1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.

2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.Proceso de distribución:

1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.

2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.

3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.Proceso de tramite:

1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.

2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.Proceso de organización:1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.

3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.
Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.

LIBROS CONTABLES

LIBROS CONTABLES

OBJETIVOS

a- reforzar el conocimiento
b- Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
c- Desarrollar habilidades en los registros contables
d- Reconocer la globalización contable en forma secuencial
e- Afianzar los conocimientos en los registros contables.
f- Cuadrar los libros principales y auxiliares
g- Elaborar balances del mayor y de los auxiliares

La empresa paisitortas Ltda., propiedad de…. Para iniciar operaciones tiene:

En efectivo

$ 50.000Bancos:
De Santander $5.800.000
Inventario de mercancías
15 tortas sabor chocolate, referencia 32 A $ 20.000 C/U
24 postres sabor fresa referencia 55C A $ 3.000 C/U
32 tortas tamaño pequeño sabor vainilla, referencia 18G (algo para guardería) a $ 5.000 c/u

Muebles y enseres:
1 horno marca HACEB tamaño grande Referencia Nº. 1076 avaluado en $3.500.0001
refrigerador marca LG tamaño grande Referencia Nº. 2066 avaluado en $1.000.0001

*escritorio de madera para reuniones y otras cosas referentes a la empresa, referencia N°.3098 evaluado en $ 46.0009

*sillas de plástico rimax, referencia Nº. 3209 avaluadas en $10.000 c/u
1 vitrina de vidrio para exhibición referencia N° 5467 avaluada en $100.000 c/uCuentas por pagar:A la Distribuidora el repostero el repostero $ 200.000 y a vitrinas el mocho S.A $ 50.000

CICLO CONTABLE

EL CICLO CONTABLE1.- ConceptoLos sistemas de contabilidad varían mucho de una
empresa a otra,dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de lacompañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas
deinformación que
la administración y otros interesados imponen al sistema.Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras queconforman esta frase.Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios ofluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo.
Contabilidad: Sistema adoptado para llevar
la cuenta y razón de las entradas ysalidas en las empresas públicas o privadas.Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos quela definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contablecomprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administraciónla información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer lasituación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores einversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquiermomento información como:
estructura de capital, composición, ventas,inventarios, etc.
De manera de realizar los análisis financieros necesarios paratomar decisiones en pro de sus intereses.Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidadsatisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de susprocedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de
lacontabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de unnegocio.
Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor depase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración delbalance de comprobación,
la hoja de trabajo, los estados financieros, lacontabilización en el libro diario de
los asientos de ajuste, su traspaso a lascuentas del libro mayor y,
finalmente el balance de comprobación posterior alcierre.Es importante
destacar que el ciclo contable se refiere al proceso deregistros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estadosfinancieros finales.Además de registrar
las transacciones explícitas conforme vanocurriendo,
el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas.Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el

Compañía duran

Compañía duran LTDABalance de prueba antes de ajustes

Enero1/04 a enero 31/09Bancos 25’700.000Deudores 495.000

Anticipos retención 50.000

Equipo de oficina 60’000.000

Equipo de computo 8’000.000

Gastos salariales 50.000

Gasto registro mercantil 50.000Gasto papelería 200.000

Cuotas o pares de interés social 40’000.000

Servicio de transporte 500.000$40’500.000 $40’500.000

Equipo de oficina 6’000.000/10=600.000/12=50.000/30*15=25.000

Equipo de oficina8’000.000/5=2’600.000/12=133333/30*15= 66667

Debito crédito31 enero/09 516015 Gao depreca eq de of. 25.000516020

gto depreca eq de comp. 66.667159215 Dep.

Acomunada eq de of. 25.000159220 Dep.

Acomunada eq de comp. 66.667

CIERRES

¡¡CIERRES¡¡

COMPAÑÍA DURAN Ltda.

ESTADO DE RESULTADOSENERO 1 A ENERO 31 2009FECHA

TARCIALES TOTALES31/01/09 Ingresos operacionales 500.000Menos gastos operacionalesPapelería 200.000

Notariales 50.000Registro mercantil 50.000Deprec.Eq. de Oficina 25000

Deprec. Eq.de Computo 66667 391667

Utilidad del ejercicio 108333
COMPAÑÍA DURAN

Ltda..Balance generalEnero 1 a enero 31 2009

ACTIVO CORRENTE111005

BANCOS 25.700.000130505 DEUDORES 49.500135515

ANTICIPO RTE FTE 50.000TOTAL CORRIENTE 26.200.000

ACTIVO NO CORRIENTEEQ. DE OFICINA 60.000.000DEPR. ACUMULA EQ. OFIC (25.000)EQ. DE CÓMPUTO 8.000.000

DEP ACUMULA EQ. COMPU (66.667)TOTAL ACTIVO NO CORP 13.908.000

TOTAL ACTIVO 4.0108.333

PATRIMONIOCAPITAL 40.000.000

UTILIDAD DEL EJERCICIO 108.333

TOTAL PATRIMONIO 40.108.333

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÒN:

ECONOMICO: Tener en cuenta las circunstancias de mercado en el mundo para porder
en el mundo para porder administrar empresas viables.

TECNOLÒGICO: Se refiere a la capacidad de asimilar los cambios en el mundo de acuerdo
con los avances tecnològicos para alcanzar mayor productividad.

SOCIAL: Tal vez el elemento mas importante, sin el cual los objetivos serian inañcanzable
con la sociedad se trabaja, se analiza y se le vende.

ECOLÒGICO: Hoy las organizaciones que no tengan como premisa la produccion limpia como
polìtica estan condenadas a desaparecer.

ÈTICO: Debemos apuntar a organizaciones que le den importancia a los vaores como
estructurantes de su politica de produccion y comercializacion.

¿QUÈ ES ADMINISTRACIÒN?

Es una ciencia social que partiendo del conocimiento de la naturaleza humana

busca de manera mas eficiente y habil prever o planear, organizar, dirigir,

coordinar, integrar y controlar cualquier organismo social en busca de sus

objetivos de bienestar y mejoramiento de la calidad de vida.

¿QUÈ ES ADMINISTRAR?

Es la acciòn de dirigir o gobernar un grupo social tratando de obtener de ellos

la mayor productividad posible que les permita cumplir con su mision con el

objetivo de lograr una vision.

¿QUÈ ES ADMINISTRADOR?

Es la persona encargada de dirigir o gobernar ese grupo social, tratando de obtener

de ellos la mayor productividad que les permita cumplir con su debes propuesto